اوراق اداری چیست؟

به مجموعه ای از اوراق یا کاغذهایی که در امور اداری و پرسنلی یک شرکت یا سازمان جهت فعالیت های رسمی یا غیر رسمی، استفاده می شود، اوراق اداری می گویند. از آنجا که به دلیل زیبایی شناختی و هماهنگی هر بیشتر آن سازمان یا برند، بهتراست این اوراق به یکدیگر شبیه و متناسب با هم طراحی و چاپ گردند، به همین دلیل به آنها اصطلاحاً اوراق اداری  گفته می شود. اوراق اداری معمولا شامل:

  • سربرگ برای مکاتبه و نگارش نامه های اداری و رسمی
  • کارت ویزیت برای معرفی شغل و ارائه راه های تماس با شرکت یا سازمان
  • پاکت نامه برای ارسال مکاتبات یا رد و بدل کردن قراردادها و  ...
  • یادداشت تبلیغاتی برای یادداشت های غیر رسمی 

البته موارد دیگری نیز مانند فلش کارت، کارت اعتباری، کارت پرسنلی، فاکتور، فولدر یا پوشه و ... نیز هستند که در مجموعه اوراق اداری جا می گیرند. اما به دلیل عمومی نبودن آنها زیاد به آن ها پرداخته نمی شود. موارد یادشده ممکن است بنا بر نیاز تعداد معدودی از متقاضیان، تهیه و چاپ گردد و شاید بتوان گفت بسته اوراق اداری، به نیاز مشتری بستگی دارد، اما معمولاً مجموعه اوراق اداری شامل 4 موردی است که در بالا به آن اشاره شد.

سربرگ چیست؟

سربرگ یا Letterhead، کاغذی است که برای نگارش نامه های رسمی و سازمانی یا برای اشخاص حقیقی (اما باز به صورت رسمی) مورد استفاده قرار می گیرد. سربرگ به طور معمول در اندازه A4  طراحی و چاپ می شود ولی در برخی موارد A5 و بندرت در اندازه های دیگر تهیه می شود. از آنجا که سربرگ دارای نشان رسمی موسسه یا شرکت است، جزو اوراق رسمی و مهم به حساب می آید.

عناصر موجود در سربرگ

آرم  یا لوگوی شرکت و موسسه

محل قرارگیری عناصر در اوراق اداری همانند بیشتر کارهای گرافیکی، سلیقه ای است و به نظر و ایده طراح بستگی دارد، اما در مورد محل قرارگیری آرم، معمولا در گوشه بالا در سمت راست برگه قرار می گیرد. زیرا گوشه بالا، سمت چپ مخصوص قرار گرفتن تاریخ، شماره و پیوست اداری است.  اما در سربرگ غیر اداری، مثلاً برای اشخاص حقیقی، ممکن است طراح بتواند محل قرارگیری آرم را به سلیقه و نظر خود تغییر دهد. در مجموع قانون خاصی در این مورد نیست، اما بهتر است فکر و ایده طراح را مد نظر داشته باشید.

تاریخ، شماره نامه و پیوست

معمولاً در بالای برگه در سمت چپ درج می شود. فونت به کار رفته در این عنصر غالباً 10 تا 12 است. در سربرگ های اداری تاریخ، شماره و پیوست یکی از عناصر بسیار مهم است.  اما در سربرگ های غیراداری و شخصی بسته به نیاز و سلیقه می توان یکی و یا هر سه را حذف کرد.

عنوان شرکت یا موسسه

مهم ترین عنصر به کار رفته در طراحی سربرگ عنوان شرکت یا موسسه است. در صورتی که شرکت یا موسسه مزبور از لوگوتایپ برای معرفی خود استفاده نمی کند، بهترین روش استفاده از عنوان شرکت در کنار آرم یا لوگو است. این کار باعث می شود توسط بیننده براحتی دیده شود و تشخیص این که سربرگ متعلق به چه شرکت یا موسسه ای است را راحت تر می کند. علاوه بر عنوان شرکت، گاهی سوتیتری هم در زیر یا ادامه عنوان و نام شرکت آورده می شود. سوتیتر، توضیحی است در مورد فعالیت شرکت و بهتر است با فونتی ریزتر از عنوان شرکت نوشته شود به گونه ای که عنوان زودتر از سوتیتر دیده شود. فونت استفاده شده درعنوان شرکت سلیقه ای و بسته به نیاز طراحی انتخاب می شود.

آدرس و نشانی

آدرس و نشانی کامل جهت دسترسی به صاحبان سربرگ، یکی دیگر از عناصر ضروری در طراحی سربرگ است. چنانچه در نامه نگاری های رسمی نیازی به ارسال پاسخ یا تماس باشد، وجود نشانی و اطلاعات تماس این کار را تسهیل می کند. در بخش آدرس و نشانی؛ تلفن، فکس، ایمیل و وب سایت (درصورت داشتن) درج می شود تا تمامی راه های تماس با شرکت وجود داشته باشد.

فرم، خط و اشکال گرافیکی

علاوه بر عناصر ذکرشده، می توان برای زیبایی بیشتر از فرم، خط و دیگر المان های گرافیک در طراحی سربرگ استفاده کرد. تعداد رنگ نیز بنا برنظر سفارش دهنده و یا ایده طراح می تواند متغیر باشد.

عناصر تشکیل دهنده پاکت نامه

معمولا بعد از سربرگ، پاکت نامه طراحی می شود. از آنجا که وحدت بصری و حفظ یونیفورم طراحی در اوراق اداری یک ضرورت است، پس از پایان طراحی و چیدمان سربرگ، از عناصر استفاده شده در آن برای طراحی پاکت نامه استفاده می شود. با این کار وحدت بصری هر دو حفظ و نوعی هماهنگی در این دو ایجاد می شود. می توانید برای تنوع بیشتر و زیباتر شدن کار، گوشه های کوچکی از کار را تغییر داده و طراحی نهایی را با فرم و شکل پاکت نامه، متناسب کنید. مثلاً یک عنصر را حذف یا اضافه نمایید، رنگی را پررنگ تر کنید و یا عناصر را در سطح پاکت جابه جا نمایید. این گونه ضمن حفظ وحدت بصری در هردو کار، تمایزهای کوچکی هم ایجاد می شود و مخاطب حس تکرار را نخواهد داشت.
عناصر موجود در پاکت نامه بجز شماره، تاریخ و پیوست؛ بقیه با سربرگ مشترک است. وجود نام و لوگوی شرکت، آدرس و سایر اطلاعات تماس، از ضرورت های پاکت نامه است و عدم وجود آنها نوعی نقص در طراحی به حساب می آید.
آرم شرکت در پاکت نامه، معمولاً در گوشه بالا سمت چپ، قرار داده می شود. گاهی در چیدمان پاکت نامه (خصوصاً پاکت های ملخی)، آرم را در گوشه پایین نیز قرار می دهند و این کار برخی طراحی ها را زیباتر هم می کند.
گوشه بالا سمت راست پاکت نامه محل چسباندن تمبر و انجام عملیات پستی است و بهتر است این مورد در طراحی مد نظر قرار گیرد و در حد امکان خالی نگهداشته شود.
عناصر تشکیل دهنده در طراحی کارت ویزیت
اندازه مشخصی برای کارت ویزیت وجود ندارد ولی استاندارد معمولی که برای اندازه کارت ویزیت در طراحی در نظر گرفته می شود 9x5 سانتیمتر است. انتخاب اندازه کارت ویزیت به نیاز مشتری، طرح طراح و یا نظر چاپخانه برای جلوگیری از پرت کاغذ در چاپ، بستگی دارد.

عناصر بصری تشکیل دهنده کارت ویزیت

عناصر بصری تشکیل دهنده کارت ویزیت شامل نام شخص و عنوان شغلی او در شرکت، تلفن ، فکس، ایمیل، وب سایت (در صورت داشتن) نام و آرم شرکت است. استفاده از عکس در کارت های ویزیت غیر حرفه ای است. پیشنهاد می شود اگر قرار است هزینه ای صرف طراحی کارت ویزیت خود نکنید، از تصاویر آماده نیز استفاده نکنید. کارت ساده بدون رنگ و لعاب بهتر است از کارتی است که در آن از عکس های آماده استفاده شده باشد.
اغلب زیبایی در سادگی است و از آنجا که هدف از ارائه کارت ویزیت، معرفی و ارائه اطلاعات تماس به مخاطب است، پس بهتر است این عناصر در کارت به سادگی و سهولت در دسترس باشد و شخص برای ارتباط با شما مجبور نباشد چند ثانیه را دنبال نام و شماره تماس شما در کارت بگردد!

تهران، سهروردی شمالی، پلاک 297، طبقه 3، واحد 5 52 37 47 88 info@ roozeabi.com

آتلیه روز آبی

آتلیه روز آبی با پشتوانه تجربه ای که در سالیان گذشته به دست آورده است، در انجام اموری نظیر: طراحی گرافیک (لوگو، اوراق ادرای، پوستر، بروشور، کاتالوگ، صفحه آرایی کتاب و نشریه  و ...، بسته بندی، آگهی و ...)؛ عکاسی صنعتی و پرتره؛ مشاوره تبلیغات و چاپ در کنار شما است.
 

 

خبرنامه

برای دریافت خبرنامه لطفاً نام و ایمیل خود را ثبت کنید.